セミナー

ホームパーティーに学ぶコミュニケーションデザイン(7)

4/ホームパーティー開催までの準備は万全に

スケジュールを立てよう

ホームパーティーのテーマがイメージできたら、次はスケジュールを決めましょう。

ホームパーティーのコミュニケーションはすでに、準備の段階から始まっていると考えてください。

まずは、当事者意識を持ってもらう参加者を集めましょう。そのためには、ホームパーティーのテーマ決めから、パーティー全体の企画の経過までを可視化して行ければなお良いでしょう。その場合、活用できるのがインターネットです。LINEやFacebookを使えば、映画の予告編のように、今回のパーティーのテーマや、イメージなどを魅力的に伝えていくことができます。また、ネットでは「こうした方がいい」「ああした方がいい」「こんなパーティーがしたい」などと様々な意見が飛び交う事もあるでしょう。

そこで、みんなの意見に左右されていると、なかなかまとまらないものです。みんなからのアイディアは参考程度にとどめ、ホストであるあなた自身の企画の過程を、小出しにして言った方がパーティーとしてうまくまとめることができると思います。

今の映画ファンがメイキングを見たがるように、人は「作られていく過程」を見ていくことで、感情移入をしていくものです。メイキングを見せるつもりで、パーティーの企画を広め、モチベーションの高い参加者を集めていくのです。参加者全員を「楽しみたい」という気持ちにさせることが大事です。モチベーションの高さは、ホームパーティーの面白さに比例します。これは、ソーシャルネットワークが広まった今だからこそのホームパーティーの楽しみ方だと思います。是非、魅力的なパーティー企画を友人、知人にプレゼンテーションしてください。

日程に関しては、まず「誰を呼ぶのか」から考えて決めていきましょう。

参加者全員の予定をすり合わせて、と言う段取りではなかなかスケジュールが確定しません。そこで、今回、一番重要になるゲストが誰か?を考えることです。ホストであるあなたが一番呼びたい人で構いません。まずはその人にスケジュールを聞いてみましょう。そこから開催日を決めていくのが、現実的には最もスムーズだと思います。

日程を固める時期は、目安としてホームパーティー開催のひと月前をお勧めします。あまり時間が空いても、参加者の熱は冷めてしまいますが、大概の人はひと月前には予定を決めてしまうもの。カレンダーをめくると人の気分は変わるものです。理想はひと月前。遅くとも3週間前には、開催の告知を出しましょう。

ただし、ハロウィンやクリスマスなどシーズンもののパーティー時期は、スケジュールが早く埋まりがちなので、他と予定がかぶらないように、早めに招待を出しましょう。目安としては、店頭にハロウィングッズや、クリスマスグッズが並び始めたタイミングから、と考えても良いと思います。

また、クリスマスなどは、多くの人が家族や、恋人などをメインに約束をするため、12月24日のクリスマスイブは、スケジュールが相手いないことがあります。そう言ったイベントの場合は、マナーとして、メインイベントの1週間前の土日などの開催がお勧めです。

参加者の集め方

日時、場所、ドレスコードなど、ホームパーティーの企画と大枠のルールが決まったら参加者を募りましょう。

参加者募集の方法は、そのままソーシャルメディアを使ったり、口コミで広めたりと色々と考えられます。ソーシャルでの募集は、様々なメリットがある一方で、デメリットもあるので注意したいところです。

まず、ネット上で普段から日常の様子や情報などを交換している人たちを対象にするため、価値観が近い人を集めやすいのは大きなメリットです。また、誰が誰を誘ったかがわかるため、参加者の確認も簡単です。ただし、「あの人が行くなら行く」や、「あの人が来るなら行かない」なども含めて可視化されてしまいます。うまく行けば、魅力的な参加者が、さらに魅力あるゲストを呼び込んでくれることもありますが、その逆のケースも考えられるわけです。そのため、最初に参加を決めてもらうメンバーの選出は、サッカーの選抜選手を決めるくらい、慎重にならなくてはなりません。

基本、ソーシャルメディアで募集した場合は先着順というのをルールとしましょう。誘ってもいない人から「行きたい」と言割れた場合でも「定員なので」と断る理由にもなります。常に、ホームパーティーの参加者が楽しめるよう、相性の悪そうな人には参加を遠慮していただくことも大事なのです。

ネットな苦手、という人は、丁寧な招待状を出すのも良いと思います。今時は、それもかえって新鮮かもしれません。

また、参加者全員が「いつものメンバー」にならないよう、半分は、新しい人を誘えるように人数を調整した方が良いでしょう。いつも同じ人しかか来ない、というのでは、新しいコミュニケーションを楽しむというホームパーティーの楽しみも半減してしまいます。ホームパーティーの敵はマンネリと心得ましょう。1ヶ月前に参加者を募ったら、準備のことも考えて2週前には人数を確定させたいものです。

また、仕事先の友人、知人を招待するときには、気をつけたいポイントがあります。

海外では、会社の上司や部下をホームパーティーに招くのも日常茶飯事です。アメリカでは週末に家に招いてBBQを楽しんだりするケースがありますし、イタリアでは家の食事に招いたり、ロシアではダーチャ(別荘)に招いてウォッカでもてなしたりとスタイルは様々です。その食後にビジネストークをすることもよくあるパターンです。日本で仕事仲間との付き合いといえば、仕事帰りに飲み屋で一杯、という昔ながらの習慣がありますが、近年ではオフタイムでのお付き合いも増えてきているようです。ビジネスパートナーとはいえ、やはり人対人です。相手の家庭を垣間見るという部分では、ホームパーティーを通しての付き合いが、ビジネスにとってもプラスになるというわけです。

家族でもてなすのが、ホームパーティー。可能なら相手の奥さんや、子供を一緒に誘ってはいかがでしょうか?家族同士で交流すれば、仕事仲間をいつもとは違った角度から知ることができるからです。職場では話せないプライベートな会話を楽しむことは、仕事上でのコミュニケーションにも役立つはずです。仕事での、夜の付き合いをすっぱり切って、何ヶ月に一度か、ホームパーティーでお付き合いをする方が、より円滑な仕事に結びつくと私は考えています。

もし、職場の部下を誘う時は、強制をしないように気をつけること。仕事休みを楽しみにしている部下の中には、週末にまで上司と会いたくない、と考える人もいます。上司からの誘いに対して、部下は拒否権がありません。誘う時には「予定が入っていると思うけど、よかったら」と前置きをしておけば、誘われた部下も「断る口実」を作りやすいものです。また、時間にも幅をとって「何時から何時までやってるから」「来れたらでいいので」など、来れなかった時の言い訳のきっかけを与えてあげるのが気配りです。とにかく、しつこく誘わないことが肝心です。

さらに、部下を呼ぶなら複数の参加者に声をかけておいてから誘うこと。一対一で誘われると、仮に断りたくても断れないムードが漂います。コンパクトな少人数のパーティーに部下を呼ぶのは、相手にプレッシャーを与えてしまうものです。もちろん、上司を誘う際にも、スケジュールへの配慮は忘れずに。

参加か、不参加か?

あなたが参加者の場合に気をつけたいことは、二点。ホームパーティーの誘いを受けた時に、スケジュールに無理があった場合。それから、参加を表明した後のスケジュール変更です。

まず、ホームパーティーは、飲食店と違って気軽にキャンセルできません。準備は、参加者全員を想定して行われていますし、それを裏切ってしまうことは、あなたの信頼にも繋がります。また、遅刻してしまうのも同様です。他の参加者に気を使わせてしまうことを想像しましょう。誘われた時に遅刻前提のスケジュールだった場合は、むしろ断った方が、ホストにも、他の参加者に対して誠実だと思います。お誘いを断るときは「誘われた事は嫌ではない」という意思表示を含んで置くことも大事です。「今回は参加できませんが、また次回に誘ってください」と返しておくのがスマートです。

ちなみに、あなたが誘われたパーティーに気乗りしないようであれば、お断りしておくのもマナーです。気をつけたいのは「いけたら行くわ」という、はっきりしない返事です。このニュアンスは、関東と関西でも大きく違います。関東では「条件を整えて行きます」というのが前提ですが、関西では「多分行けないけど、気が向いたら」という意味で使われることが多いもの。曖昧な返事を返さないこと。曖昧な返事をされたら気をつけること。ホスト側、参加側、いずれも要注意です。

逆に、不参加の返事をしていたものの、スケジュールが空いて参加できることになった場合は、なるべく早く連絡しましょう。一人とはいえ、参加するのかしないのか?の人数調整は、ホームパーティーでは大問題だからです。あなたが参加しない前提で準備が進んでいる場合もあります。改めて参加を申し込みたいときは「まだ枠があれば、行けます」というのが気遣いです。当日になって、という場合も考えられますが、先方にも受け入れ態勢があります。さすがに当日になっての参加表明は遠慮するのが賢明でしょう。

とにかく、お誘いへの返事は即答が基本。参加するのか、しないのか?ホストにとって悩ましいのは、その締め切りです。招待された側は、ホストへの気配りを忘れずに。

パーティーの参加者が、SNSなどで公開募集された場合には、断り方にも気をつけましょう。みんなの見ているところで「いけません」と返事を書くのは他の参加者のテンションを下げてしまう行為です。もし、あなたが名指しでお誘いを受けた場合でも、「行けない」場合は個別にメッセージを返すのが良い対処法です。

もう一つ、不意のスケジュール変更があった場合です。やむなく参加できなくなった場合は、一日でも早く、出欠を連絡するのがマナーです。急なキャンセルがトラブルにつながります。当日のキャンセルなどないように気をつけましょう。当日になって、遅刻してしまうことがわかった、という場合はまず必ず開始前にホストに連絡を入れることが大切です。もちろん、遅刻しても、会費は全額支払うこと。また、差し入れや、デザートなども添えて持って行く心遣いも必要です。

また、ホストから「顔出しだけでも」と言われた場合を除いて、パーティーの終わり1時間前に間に合わないようであれば、気を使わせないように、事情を話して参加を辞退した方が良いです。

コミュニケーション上手の第一歩は、マナーを守ることからなのです。

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